Avec l'aspect lacunaire des informations des actes sous la Révolution et l'Ancien Régime, il est nécessaire de s'organiser, tant pour les relevés de ces actes que pour leur classement : c'est parfois grâce à des transcriptions exhaustives qu'une piste perdue peut être renouée.
Un langage généalogique commun : la numérotation Sosa-Stradonitz
Un système de numérotation des ancêtres existe, qui permet de prendre en compte la totalité des ascendants d'un individu, aussi loin qu'il ait pu remonter sa généalogie dans le temps : la numérotation Sosa-Stradonitz, du nom de ses inventeurs.
Celui dont part la généalogie porte le numéro 1. Tous ses ancêtres masculins porteront un numéro pair, les ancêtres féminins un numéro impair. Le père d'un individu, quel qu'il soit, portera un numéro double de celui-ci et sa mère le double + 1. Ainsi, le n° 1 a pour père le n° 2, pour mère le n° 3 ; pour grand-père paternel le n° 4 et pour grand-mère paternelle le n° 5 ; pour grand-père maternel le n° 6 et grand-mère maternelle le n° 7 ; etc.
Ce système qui peut paraître compliqué au premier abord est le seul qui permet sans erreur l'enregistrement informatique d'une généalogie ; il permet aussi de s'y retrouver quand les schémas et les prises de notes commencent à prendre du volume et à se suivre sur des pages différentes.
C'est enfin un mode de numérotation utilisé par tous les généalogistes pour communiquer entre eux. Il permet de comprendre sans erreur aucune le lien familial qui existe entre tel chercheur et son ancêtre n° 168... ce que la langue française ne pourrait exprimer qu'avec difficulté.